Упрощенная система налогообложения: учет расходов служебных поездок

Упрощённая система налогообложения, представляя определённые привилегии одними законами и прочими нормативными актами, создаёт немало проблем при попытке исполнения других. В частности, речь идёт об учёте расходов, отведённых на служебные поездки. Казалось бы, что сложного здесь ничего быть не может. Согласно Трудовому Кодексу, расходы, понесенные  сотрудником во время командировок по делам компании, должны быть возмещены ему в установленной форме и должном объёме. То есть, в бюджете данная статья расходов должна упоминаться. Но, в соответствии с письмом ФНС, когда ведется бухгалтерский учёт и рассчитывается сумма налога по упрощёнке, компенсация затрат, выплачиваемых сотрудникам, которые работают в разъездах постоянно, либо периодически отправляются в командировки, в отчётах не должна быть указана.

К примеру, если в компании работают сотрудники со специфичным родом деятельности (экспедиторы, мерчендайзеры и т.п.), то траты на их работу становятся постоянной, стабильной расходной статьёй. И по факту, и во исполнение ст.168 Трудового Кодекса, работодатель обязан их возмещать. По сути иного варианта нет, ведь это адекватные расходы, которые сотрудники несут для развития бизнеса. Но при этом, в соответствии с письмом ФНС, работодатель не должен этого делать, ведь полный перечень «законных» затрат отражается в ст. 346 Налогового Кодекса. Обойти требование, указав затрату под формой оплаты труда бухгалтер тоже не может, так как это не может быть вознаграждением, а является компенсацией. У тех, чья налогооблагаемая база исчисляется по общим условиям, подобные затраты можно подвести под перечень «прочих». В УСН такое недопустимо. Возникает логичный вопрос: «Как действовать в таких случаях, ведь служебные поездки являются частью функционирования предприятия?».

На практике нашли успешное применение два варианта действия. Важно отметить, что оба они находятся в рамках закона, значит, со стороны контролирующих органов к компании вопросов не возникнет.

Вариант первый – оформление служебных поездок под видом командировок. Законодательное определение данному обозначению дано в Трудовом Кодексе. Согласно ему командировкой считается рабочая поездка сотрудника, которая была инициирована работодателем для выполнения служебных поручений. То есть, представление расходов как командировочных при определении налогооблагаемой базы вполне будет вписываться в требования Письма. Важно: если планируется, что при расчетах будет использоваться именно данный вариант, в трудовом договоре стоит опустить подробность о том, что работа имеет разъездной формат. Так же стоит учитывать, что командировкой считается поездка, длящаяся свыше 24 часов.

Вариант второй – четкое указание на форму оплаты при заключении трудового договора. В данном случае работодателем прописывается, разъезды сотрудника возмещаются адекватной расходам денежной компенсацией в определённом размере. Сумму стоит указать обязательно. В случае с упрощенкой это вполне может квалифицироваться как оплата труда, то есть даёт право на легальное проведение по бухгалтерии. Разумность такого выхода подтверждена практикой многих небольших компаний. Важно: не стоит забывать, что в данном случае в полном объеме должны быть внесены все страховые взносы и НДФЛ с суммы, которая оплачивается.

Иные законные варианты при учёте расходов по служебным поездкам на упрощённой системе налогообложения вряд ли существуют. Если же и есть, то рациональность, вероятнее всего, будет подвергнута сомнению.